Collaborative eBusiness System PDF Print E-mail
Collaborative eBusiness System (CES) adalah sebuah sistem yang dirancang sebagai alat komunikasi business-to-business (B2B) antara produsen dan konsumen dalam suatu supply chain yang beroperasi pada jaringan internet.

CES dibangun dengan menggunakan teknologi berbasiskan web. Pengguna dapat mengakses CES melalui berbagai jenis browser dari mana saja selama pengguna terkoneksi dengan jaringan internet. CES memiliki berbagai fungsi untuk membuat dan mengirimkan dokumen dari satu komponen ke komponen lain pada suatu supply chain.
 
MASALAH SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PADA INDUSTRI 
 
Salah satu hambatan utama dari supply chain dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan menurunkan biaya agar lebih efektif dan efisien adalah pada komunikasi antar komponen pada supply chain. Berikut ini adalah masalah-masalah yang disebabkan oleh adanya hambatan kokmunikasi,
  • Karena komunikasi yang kurang baik akan kebutuhan pelanggan, pemasok melakukan produksi lebih sedikit daripada yang dibutuhkan oleh pelanggan. Dengan demikian kebutuhan pelanggan akan barang teresebut tidak terpenuhi. 
  • Karena komunikasi yang kurang baik akan kebutuhan pelanggan, pemasok melakukan produksi lebih banyak daripada yang dibutuhkan oleh pelanggan. Persediaan memerlukan biaya yang tidak sedikit, yang akhirnya akan berdampak kepada penurunan keuntungan perusahaan. Masalah ini juga dapat terjadi secara beruntun hingga ke titik hilir dari supply chain. Kondisi seperti ini disebut dengan bullwhip effect.
  • Karena sifat dari supply chain yang tidak pasti, maka perusahaan memiliki persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk operasional. Dengan demikian, jika terdapat masalah pada supply chain, perusahaan dapat tetap memenuhi kebutuhan pelanggannya. Namun seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, persediaan memerlukan biaya yang tinggi.
  • Keterlambatan dalam ketersediaan barang dari pemasok. 
 
COLLABORATIVE EBUSINESS SYSTEM SEBAGAI SOLUSI 
 
Dengan adanya kolaborasi setiap komponen supply chain melalui CES terjadi integrasi proses seluruh perusahaan yang merupakan bagian dari supply chain. Seluruh proses komunikasi dilaksanakan pada satu sistem yang mengintegrasikan seluruh dokumen yang digunakan untuk melakukan komunikasi. 

Solusi ini dapat mewujudkan pandangan bahwa bisnis pada masa sekarang ini adalah sebuah komponen yang membangun suatu rantai pemenuhan kebutuhan. CES menghubungkan informasi yang mengalir pada supply chain menjadi suatu rantai informasi yang dapat menjadi dasar para pelaku bisnis untuk mengambil keputusan yang tepat dan cepat.

SKENARIO PENGGUNAAN SISTEM

Di bawah ini digambarkan proses komunikasi yang terjadi antara pelanggan dengan pemasok. Dalam kasus ini, pelanggan adalah sebuah perusahaan manufaktur dan pemasok adalah perusahaan yang memproduksi bahan baku untuk perusahaan pelanggan.

  1. Pelanggan mengirimkan permintaan surat penawaran harga (Request For Quotation) kepada beberapa pemasok melalui CES. Dengan adanya jaringan pemasok yang tergabung di dalam CES, pengiriman permintaan surat penawaran harga kepada banyak calon pemasok akan menjadi lebih cepat. Pada saat permintaan surat penawaran harga dikirimkan kepada pemasok, sistem akan mengirimkan alert kepada pemasok melalui email. Penanggung jawab yang berada di sisi pemasok akan segera mengetahui adanya permintaan surat penawaran harga dari pelanggan. Dengan adanya fitur ini, pemasok dapat memberikan tanggapan dengan lebih cepat.
  2. Pemasok akan membuat dan mengirimkan penawaran harga (Qutation) melalui CES sesuai permintaan dari pelanggan. Penawaran berisi informasi spesifikasi, harga dan juga lead time dari produk bahan baku. Pada saat penawaran harga dikirimkan, sistem akan memberikan alert kepada orang yang bertanggung jawab di sisi pelanggan melalui email.
  3. Pelanggan melakukan analisis penawaran harga yang dikirimkan oleh para pemasuk menggunakan fitur analisis yang ada pada CES. Fitur analisis yang ada di CES digunakan untuk melakukan profitability analysis terhadap penawaran yang dikirimkan oleh pemasok. Selain itu, fitur analisis penawaran harga yang ada pada CES memungkinkan pelanggan untuk membandingkan seluruh tawaran yang dikirimkan oleh berbagai pemasok. CES memiliki fitur decission support pemilihan penawaran sehingga memudahkan pelanggan untuk memilih pemasok yang terbaik.
  4. Pelanggan mengirimkan rencana kebutuhan bahan baku (Material Requirment Plan) kepada pemasok-pemasok yang terpilih melalui CES. Pada perusahaan otomotif biasanya pemasok diberi informasi mengenai rencana kebutuhan bahan baku untuk tiga bulan ke depan. Rencana kebutuhan bahan baku dari pelanggan akan menjadi salah satu acuan pembuatan perencanaan produksi. 
  5. Pada jangka waktu yang telah direncakan, pelanggan akan mengirimkan surat pemesanan (Purchase Order) kepada pemasok melalui CES. Pada saat surat pemesanan dikirimkan, CES akan memberikan alert melalui email kepada pemasok. Pemasok akan segera mengetahui adanya pemesanan dan segera melakukan proses pada pesanan tersebut. Dengan adanya fitur ini proses komunikasi pemesanan akan menjadi sangat cepat sehingga mengakibatkan peningkatan kecepatan pada pemenuhan kebutuhan barang.
  6. Pemasok akan mengirimkan bahan baku sesuai dengan surat pesanan dari pelanggan. Pemasok melakukan penyesuaian status pengiriman pada CES sesuai dengan kondisi nyata, dengan demikian pelanggan dapat melakukan kontrol terhadap proses pengiriman yang dilakukan oleh pemasok. Kontrol yang baik akan membantu pelanggan untuk segera mengambil tindakan jika terjadi masalah pada proses pengiriman.
  7. Pada saat bahan baku diterima, pelanggan mengirimkan informasi kepada pemasok melalui CES bahwa barang telah dikirim. Fitur ini memungkinkan kontrol yang sangat baik terhadap jumlah barang yang dikirimkan. Pelanggan dan pemasok dapat dengan mudah membandingkan jumlah barang yang dikirim dengan jumlah barang yang diterima.
  8. Pemasok akan mengirimkan tagihan (invoice) melalui CES. Pelanggan akan menyesuaikan status tagihan yang ada pada CES, sehingga pemasok dapat melakukan kontrol terhadap proses tagihan yang dikirimkan. Ini membantu pemasok dalam mengatur tagihan-tagihan yang diterima dari berbagai pemasok. Selain itu, fitur ini dapat membantu pemasok dalam melakukan kontrol terhadap tagihan, yang akhirnya membantu dalam melakukan manajemen cash flow.
  9. Setelah pembayaran dilakukan, pelanggan akan mengirimkan informasi kepada pemasok bahwa tagihan sudah dibayar melalui CES. CES akan mengirimkan alert kepada pemasok bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran.
Penjelasan di atas merupakan proses bisnis lengkap yang dapat ditangani oleh CES. Pada implementasinya, alur kerja CES akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang mengimplementasikan.